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Aktueller Sachstand zur Gelangensbestätigung

Der Bundesrat hat am 22. März 2013 nunmehr der Elften Verordnung zur Änderung der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV), mit der die Gelangensbestätigung im Rahmen innergemeinschaftlicher Lieferungen entschärft werden soll, zugestimmt. Die Regelungen treten mit einer Übergangsfrist zum 1. Oktober 2013 in Kraft. Für bis zum 31. Dezember 2013 ausgeführte innergemeinschaftliche Lieferungen wird es nicht beanstandet, wenn der beleg- und buchmäßige Nachweis der Voraussetzungen der Steuerbefreiung noch auf der Grundlage der bis zum 31. Dezember 2011 geltenden Rechtslage geführt wird. Seit dem 16. September 2013 liegt auch der aktualisierte Umsatzsteuer-Anwendungserlass vor. Nicht für alle Unternehmen wird durch die erneute Änderung der UStDV annähernd der "alte" Zustand wieder hergestellt. So wird es unter anderem bei der Verschärfung bei den sogenannten Abholfällen sowie der Nachweisführung per CMR-Frachtbrief bleiben. Entsprechende Anregungen der Wirtschaft wurden nicht berücksichtigt.

Die Kernpunkte der beschlossenen Neuregelung sehen folgendermaßen aus: 

Für die Frage, durch welche Belege der Nachweis zu führen ist, wird wie bislang unterschieden in so genannte Beförderungsfälle, in denen Kunde oder Lieferer selbst die Ware, zum Beispiel mit Werks-Lkws, transportieren und in so genannte Versendungsfälle, in denen selbständige Dritte, zum Beispiel Spediteure, in den Transportvorgang eingeschaltet sind.

 

Gelangensbestätigung: Für alle genannten Transportvarianten, also Beförderung wie Versendung, kann der Nachweis der Steuerfreiheit neben dem Vorhandensein eines Doppels der Rechnung durch eine so genannte Gelangensbestätigung geführt werden. Hierbei handelt es sich um ein Dokument mit folgenden Angaben:

 

■Name und Anschrift des Abnehmers

■Menge des Gegenstands der Lieferung und die handelsübliche Bezeichnung einschließlich der Fahrzeug-Identifikationsnummer, wenn der Liefergegenstand ein Fahrzeug ist.

■Angabe von Ort und Monat (nicht Tag) des Endes der Beförderung oder Versendung, das heißt des Erhalts des Gegenstands im Gemeinschaftsgebiet. Dies gilt auch, soweit der Abnehmer die Ware selbst abholt und befördert. Das heißt, in dem Fall muss er im Nachhinein nicht nur - wie jetzt - bei Abholung die Bestätigung abgeben.

■Ausstellungsdatum der Bestätigung

■Unterschrift des Abnehmers oder eines von ihm zur Abnahme Beauftragten.

Wichtig: Die elektronische Übermittlung ist zulässig, in dem Fall kann auf die schriftliche Unterschrift verzichtet werden, wenn erkennbar ist, dass die elektronische Übermittlung im Verfügungsbereich des Abnehmers oder des Beauftragten begonnen hat, zum Beispiel über den verwendeten E-Mail-Account des Abnehmers. Für die Archivierung sagt der Anwendungserlass aus, dass eine auf elektronischem Weg erhaltene Gelangensbestätigung auch als Ausdruck aufbewahrt werden kann. Das "soll" im Fall des E-Mail-Versands auch die E-Mail selbst betreffen. Ansonsten gelten die allgemeinen Regelungen für DV-gestützte Buchführungssysteme.

 

Wichtig - weil erleichternd - ist, dass die Gelangensbestätigung aus mehreren Dokumenten bestehen kann. Das heißt, es ist nicht zwingend ein Muster zu verwenden oder Formular einzusetzen. Auch die Mehrheit von Dokumenten mit den genannten Angaben genügt als Nachweisdokument. Die Bestätigung kann überdies als Sammelbestätigung aufs Quartal bezogen abgegeben werden (wobei dann trotzdem für das Transport-Ende der jeweilige Monat genannt sein muss). Beim Reihengeschäft kann der Abnehmer wie der Endempfänger die Bestätigung abgeben.

 

(Nur) soweit die Ware versendet wird, das heißt Dritte, zum Beispiel Spediteure, in den Transportvorgang eingeschaltet sind, werden gleichberechtigt alternative Nachweise anerkannt. Die relevantesten Alternativen sind:

 

(1) Versendungsbelege, insbesondere in der Form handelsrechtliche Frachtbriefe werden anerkannt, soweit sie vom Auftraggeber des Frachtführers unterzeichnet sind und die Unterschrift des Empfängers als Bestätigung des Erhalts des Gegenstands der Lieferung enthalten. Für den CMR-Frachtbrief bedeutet das, dass die Empfängerunterschrift in Feld 24 nunmehr wieder gefordert wird. Weiterhin fallen hierunter ein Konnossement oder Doppelstücke des Frachtbriefs oder Konnossements.

 

(2) Wird der Spediteur vom (deutschen) Lieferer beauftragt, ist als Alternative weiterhin - hierfür hatte sich die Wirtschaft massiv eingesetzt - die bisher bekannte Spediteursbescheinigung als Nachweisdokument zulässig. Sie muss sich allerdings nunmehr auf die Bestätigung der erfolgten, nicht nur der beabsichtigten Verbringung beziehen. Neu und besser als bisher ist, dass auch die Spediteursbescheinigung elektronisch übermittelt werden kann.
 

(3) Wenn der Spediteur vom Abnehmer beauftragt wird, werden die Nachweisschwierigkeiten aufgrund des fehlenden Vertragsverhältnisses zwischen Spediteur und Lieferer gesehen. In diesem Fall soll daher eine Spediteursbescheinigung über die nur beabsichtigte Verbringung ausreichen, wenn überdies parallel der Nachweis der Bezahlung des Liefergegenstands über ein Bankkonto erfolgt. Bei Zweifeln weist die Finanzverwaltung für diese Konstellation darauf hin, dass eine Gelangensbestätigung (siehe oben) gefordert werden kann. Da die (ausländischen) Kundenspediteure ohnehin bereits die Spediteursbescheinigungen deutscher Vorgabe auch für den Fall der beabsichtigten Verbringungen kaum kennen, wird in den Fällen vielfach die Gelangensbestätigung zum Nachweis erforderlich sein. Auch heute wird hier bereits wegen der schon jetzt gegebenen Schwierigkeiten mit Empfängerbestätigungen gearbeitet.

 

(4) Tracking an Tracing: In den Fällen, in denen der Sendungsverlauf elektronisch überwacht wird (Kurierdienste), genügt zur Nachweisführung die schriftliche oder elektronische Auftragserteilung sowie ein vom Kurierdienst erstelltes Protokoll, das den Transport lückenlos bis zur Ablieferung beim Empfänger nachweist. Bei Postsendungen, in denen dies nicht möglicht ist, genügt eine Empfangsbescheinigung eines Postdienstleisters über die Entgegennahme der an den Abnehmer adressierten Sendung und der Nachweis über die Bezahlung der Lieferung.

 

Fazit: Kurz gefasst sehen danach die Nachweiskategorien folgendermaßen aus:

Eigentransport durch Lieferer:                           Gelangensbestätigung

Selbstabholung durch Abnehmer:                      Gelangensbestätigung

Transport durch von Lieferer oder Abnehmer
beauftragte Dritte/Transportunternehmen:        Gelangensbestätigung oder
                                                                           alternative Nachweise
                                                                          (siehe oben)

 

Während im Fall des Eigentransports durch den Lieferer und der Einschaltung von selbständigen Transportunternehmen gegenüber der bisherigen Nachweisregelung die Änderungen geringeren Maßes sind, ergibt sich die größte Änderung bei den Selbstabholern. Hier ist anders als bislang nun ein erst nachträglich ausstellbarer Beleg des Abnehmers über die tatsächlich erfolgte Verbringung erforderlich. Die Verbringensversicherung zum Zeitpunkt der Abholung genügt nicht mehr. Die Umstellung unter notwendiger Einbindung der Kunden muss hier wie auch für die übrigen Fälle zeitig begonnen werden.

Der Vollständigkeit halber sei noch darauf hingewiesen, dass nach wie vor aus EU-rechtlichen Gründen im Einzelfall eine Nachweisführung auch anhand anderer Belege möglich ist. Dies entspricht und folgt aus der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs. Dies bietet sich aufgrund der Diskussionsanfälligkeit und gleichzeitig gegebenen hohen steuerlichen Risiken jedoch nur für Einzelfälle an.

Verwaltungsanweisungen der Finanzverwaltung
Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat bereits zwei Entwürfe für den sogenannten Anwendungserlass veröffentlicht, der jedoch unter den Vorbehalt einer weiteren rechtlichen Absicherung mittels einer Änderung der UStDV gestellt wurde. Die bisher wesentlichen Anwendungsbestimmungen finden Sie zusammengefasst hier.

Nach erfolgter gesetzlicher Anpassung der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung hat die Finanzverwaltung nun Ende Juni den angekündigten (endgültigen) Anwendungserlass den Verbänden im Entwurf zur Stellungnahme übersandt. Nachdem auch hierzu eine Stellungnahme eingereicht wurde, hat das BMF nun am 16. September 2013 die Änderungen des Anwendungserlasses veröffentlicht. Sie finden den Text in der rechten Dokumentenübersicht.

Aktualisiert am 17. September 2013

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Dok-Nr: 041638