Anforderungen an die Kassenführung

Angesichts der verstärkten Fokussierung der Betriebsprüfung auf Kassensysteme/Registrierkassen und den hohen Beanstandungsquoten bei bargeldintensiven Betrieben gilt es, die steuerlichen Anforderungen an Registrierkassen im Blick zu halten. Das Thema hat aus zweierlei Gründen besondere Relevanz: Vom 1. Januar 2017 an dürfen nur noch solche Kassen eingesetzt werden, welche die Einzelumsätze aufzeichnen und für mindestens zehn Jahre unveränderbar abspeichern können. Zum anderen sieht das Ende 2016 beschlossene "Kassengesetz" vor, dass zur Verhinderung von Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen und somit auch an elektronischen Kassenaufzeichnungen ein einheitliches technisches Konzept (Sicherheitsmodul, Speichermedium und digitale Schnittstelle) ab 1. Januar 2020 verpflichtend eingeführt werden soll. Steuerpflichtige, die zur Umsetzung der verschärften Anforderungen neue Systeme anschaffen und implementieren müssen, sollten sich frühzeitig vorbereiten. Das Merkblatt informiert über die Regeln und Formen der ordnungsgemäßen Kassenführung und zeigt auf, welche Folgen bei formellen und sachlichen Mängeln drohen.

Einzelheiten regelt die Kassensicherungsverordnung. § 1 Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) stellt klar, dass Fahrscheinautomaten, elektronische Buchhaltungsprogramme, Waren- oder Dienstleistungsautomaten, Geldautomaten, Taxameter oder Geldspielgeräte nicht in den Anwendungsbereich des § 146a Abgabenordnung (AO) fallen. Die KassenSichV legt fest:

  • wann und in welcher Form eine Protokollierung der digitalen Grundaufzeichnung im Sinne des § 146a AO zu erfolgen
    hat,

  • wie diese digitalen Grundaufzeichnungen zu speichern sind,

  • die Anforderungen an eine einheitliche digitale Schnittstelle,

  • die Anforderungen an die technische Sicherheitseinrichtung,

  • die Anforderungen an den auszustellenden Beleg sowie

  • die Kosten der Zertifizierung.

Hervorgehoben wird auch, dass die Belegausgabepflicht nicht mit einer Belegmitnahmepflicht des Kunden (wie zum Beispiel in Italien) einhergeht.

Zudem wurde - als flankierende Maßnahme - die sogenannte „Kassen-Nachschau“ in § 146b AO eingeführt. Diese berechtigt die Finanzverwaltung, ab dem 1. Januar 2018 die Kassensysteme in den Geschäftsräumen des Betriebsinhabers ohne vorherige Ankündigung zu überprüfen. Der Kassennachschau unterliegen nicht nur elektronische und PC-gestützte Registrierkassen, sondern - neben Taxametern, Wegstreckenzählern, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Geldspielgeräten - auch offene Ladenkassen. Die Entscheidung, ob während der Kassen-Nachschau ein Kassensturz durchgeführt wird, liegt im Ermessen des Amtsträgers.

Der DIHK hat in seiner Stellungnahme mit den Spitzenverbänden der deutschen Wirtschaft darauf hingewiesen, dass im Hinblick auf die neu eingeführte Verpflichtung zum Einsatz eines Manipulationsschutzes durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung ab 1. Januar 2020 es von besonderer Wichtigkeit ist, dass die konkreten Vorgaben hierfür zeitnah geschaffen werden. Da auch der Anwendungserlass zur Kassen-Nachschau weiterhin eine Vielzahl von Fragen offen lässt, sind die Finanzminister der Länder aufgefordert worden, weitergehende Präzisierungen aufzunehmen und Rechtssicherheit für die Unternehmen zu schaffen.

Startzeitpunkt für den Einsatz von zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen
Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnologie (BSI) hatte bereits am 6. Juni 2018 die verbindlichen Vorgaben an Sicherheitseinrichtungen für elektronische Kassensysteme veröffentlicht (3 technische Richtlinien). Zuletzt hat das BMF mit Schreiben vom 17.06.2019 Details und Erläuterungen zu den Anforderungen an die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (tSE) in den AEAO zu § 146a AO aufgenommen. Dabei wurden verschiedene Forderungen des DIHK aufgenommen, wie z. B. im Zusammenhang mit Verbundsystemen (Tz. 1.2 / jetzt Tz. 1.3); eine Eingrenzung der „anderen Vorgänge“ (Tz. 1.7 / Tz. 1.9.2); der Entfall der Belegausgabepflicht auch bei einem nicht-vollumfänglichen Ausfall des Aufzeichnungssystems (Tz. 7.1); der Entfall der Meldepflicht bzgl. des Einsatzortes (Tz. 9.1.4). Nicht aufgegriffen wurde unser Petitum hinsichtlich der Anwendung der Übergangsregelung gem. Art 97 § 30 Abs. 3 AEAO auf PC-Kassensysteme.

Frist 1.1.2020 wird auf den 30.09.2020 verschoben!
Den Betrieben verbleibt für die Umstellung ihrer Kassensysteme wenig Zeit. Denn Unternehmen müssen sich zunächst einen Marktüberblick verschaffen und nach einer Anschaffung das neue System in die betriebliche Hard-/und Softwareumgebung einbinden sowie Mitarbeiter schulen. Außerdem ist eine Umstellung des Kassensystems im umsatzstarken Vorweihnachtsgeschäft nicht zumutbar ist. Daher halten wir einen Vorlauf von mindestens 12 Monaten nach Verfügbarkeit der Hardwarelösungen am Markt für erforderlich und haben eindringlich für eine Verschiebung des Anwendungszeitpunktes mit entsprechenden Übergangsregelungen plädiert. Auf Nachdruck der Wirtschaftsverbände hat das BMF dazu nun mit Schreiben vom 6.11.2019 verlautbart, dass mit Blick auf die Frist 1.1.2020 eine Nichtbeanstandungsregelung bis zum 30. September 2020 gilt. Jedoch sind die technisch notwendigen Anpassungen und Aufrüstungen umgehend durchzuführen und die rechtlichen Voraussetzungen unverzüglich zu erfüllen. Die digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme – DSFinV-K – findet bis zur Implementierung der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung, längstens für den Zeitraum der Nichtbeanstandung, keine Anwendung. Zudem entfällt bis zum Einsatz einer elektronischen Übermittlungsmöglichkeit die Mitteilung nach § 146a Absatz 4 AO (Meldepflicht). Dieser Zeitpunkt wird im Bundessteuerblatt Teil I gesondert bekannt gegeben.

Um häufige Fehlerquellen in der Kassenbuchführung von vornherein zu vermeiden, gibt das Landesamt für Steuern Niedersachsen dazu in zwei Merkblättern einen Überblick.

Entwurf BMF-Schreiben zu § 146a AO

Stellungnahme zu § 146a AO Anwendungsschreiben

Ellen Lindner Recht und Steuern 0221 1640-3030 0221 1640-3690 ellen.lindner@koeln.ihk.de
Dr. Timmy Wengerofsky Recht und Steuern 0221 1640-3070 0221 1640-3690 timmy.wengerofsky@koeln.ihk.de

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