Anforderungen an die Kassenführung

Neue Pflichten bei der Kassenführung seit 2020

Seit dem 1.1.2020 gelten mit § 146a AO neue Regeln für elektronische oder computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen. Diese werden vor allem durch die sog. Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) geregelt. Zwar hat die Bundesregierung die Verordnung bereits im Herbst 2017 erlassen und sie ist am Tag nach der Verkündigung in Kraft getreten. Tatsächlich sind ihre Inhalte grundsätzlich jedoch erst seit dem 1.1.2020 anzuwenden.

Belegausgabepflicht
Soweit ein elektronisches oder PC-gestütztes Kassensystem (und keine offene Ladenkasse) im Einsatz ist, sind Unternehmen seit dem 1.1.2020 verpflichtet, unmittelbar einen Beleg (in Papierform oder bei Zustimmung des Kunden elektronisch) zu erstellen und dem Kunden zur Verfügung zu stellen. Der Kunde ist jedoch nicht zur Mitnahme des Beleges verpflichtet. Der Beleg muss folgende Angaben enthalten:

  • Name und Anschrift des Unternehmers
  • Belegdatum und Vorgangsbeginn/-beendigung („Transaktionszeitraum“)
  • Anzahl und Art der gelieferten Waren/Dienstleistung
  • Transaktionsnummer
  • Bruttoentgelt sowie Umsatzsteuersatz
  • Seriennummer des Kassensystems oder der TSE.

Ausnahme aus Zumutbarkeitsgründen
Sofern es sich um den Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen handelt, kann aus Gründen der Zumutbarkeit und Praktikabilität eine Befreiung von der Belegausgabepflicht erfolgen. Hierfür ist ein Antrag gemäß § 148 AO zu stellen. Nach Auffassung der Finanzverwaltung stellt der zusätzliche Kostenaufwand der Unternehmen per se keinen Grund für eine sog. „sachliche oder persönliche Härte“ dar, die eine Befreiung rechtfertigen würde.

Die IHK-Organisation setzt sich gegenüber Politik und Finanzverwaltung für eine Nachbesserung der Regelung ein, da eine verpflichtende Belegausgabe ohne Verlangen des Kunden aus ökologischen und ressourcenschonenden Gründen nicht vertretbar ist.

Technische Sicherheitseinrichtung der Kasse grundsätzlich seit dem 01.10.2020
Die mit elektronischen Kassensystemen aufgezeichneten Daten müssen durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) gegen nachträgliche Veränderungen geschützt werden. Die Kassensysteme und TSEs müssen beim Finanzamt bei Anschaffung (nicht erst bei Inbetriebnahme) an- und bei Außerbetriebnahme abgemeldet werden; die entsprechende Mitteilung ist innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme des elektronischen Aufzeichnungssystems zu erstatten.

Zunächst war eine Nachrüstung der Kassen bis zum 01.01.2020 vorgesehen. Mangels technischer Voraussetzungen und auf Nachdruck der Wirtschaftsverbände wurde der Einsatztermin betreffend der Vorschrift zum zertifizierten Sicherheitsmodul jedoch auf den 1.10.2020 verschoben. So wird es nach dem BMF-Schreiben vom 6.11.2019 nicht beanstandet, wenn die betroffenen elektronischen Aufzeichnungssysteme, längstens bis zum 30.09.2020, noch nicht über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügten. Insoweit wurde den Unternehmen und Kassenherstellern also ein Aufschub eingeräumt. Das Verbot, ab dem 1.1.2020 nicht-konforme Systeme in Verkehr zu bringen, gilt jedoch weiterhin.

Entsprechend durften seit Oktober 2020 grundsätzlich nur noch zertifizierte Kassensysteme verwendet werden, die folgende Merkmale aufweisen (siehe allerdings „Neue Nichtbeanstandungsregelung“ im Text weiter unten):

  • ein Sicherheitsmodul
  • eine Speichermedium
  • eine digitale Schnittstelle.

Auch bestehende Kassensysteme müssen nachträglich mit einer TSE ausgestattet werden, sofern diese Nachrüstung technisch („bauartbedingt”) möglich ist. Nicht nachrüstbare Geräte dürfen unter bestimmten Voraussetzungen noch bis Ende 2022 weiterverwendet werden. Bei Betriebsprüfungen müssen die aufgezeichneten Daten in einem standardisierten Format – der „Digitalen Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme” (DSFinV-K) – vorgelegt werden. Zudem können die Finanzbehörden mit unangekündigten Kassen-Nachschauen jederzeit die korrekte Nutzung der Systeme und vollständige Erfassung der Verkäufe prüfen.

Ausführliche Informationen zu den Anforderungen an die Kassenführung sowie die Neuregelungen, welche seit dem 01.01.2020 gelten, finden Sie auf der rechten Seite in unserem DIHK Infoblatt vom 29.11.2019.

Nichtbeanstandungsregelung bis 31.03.2021:
Aufgrund der Pandemie bedingten Sondersituation haben viele Händler und Gastwirte zeitliche Schwierigkeiten bei der Realisierung der Kassenlösungen gehabt. Zudem bestanden erhebliche Schwierigkeiten bei der Implementierung der TSE. Unternehmen, welche ihre elektronischen Registrierkassen(systeme) mit einer Cloud-Lösung absichern wollen, konnten nach Auslaufen der Nichtbeanstandungsregelung am 01.10.2020 des BMF daher entweder einen Einzelantrag nach § 148 AO bei Ihrem Betriebsstättenfinanzamt stellen oder von landesspezifischen Verlängerungsregelungen (für NRW, siehe unten) Gebrauch machen.

Demnach gilt grundsätzlich für NRW, dass die technisch notwendigen Anpassungen und Aufrüstungen der elektronischen Aufzeichnungssysteme, soweit möglich, umgehend durchgeführt werden müssen und die rechtlichen Voraussetzungen unverzüglich nach dem 30.09.2020 zu erfüllen sind.

Allerdings wird nicht beanstandet, wenn ein elektronisches Aufzeichnungssystem längstens bis zum 31.03.2021 nicht über eine TSE verfügt, wenn

  • durch geeignete Unterlagen (z.B. Bestellnachweise) belegt werden kann, dass das Unternehmen bis spätestens 30.09.2020 (Ende der Frist der Nichtbeanstandungsregelung des BMF-Schreibens) die Umrüstung bzw. den Einbau einer TSE bei einem Kassenhersteller oder Dienstleister beauftragt hat oder
  • im Fall einer beabsichtigten cloudbasierten TSE die Nichtverfügbarkeit durch geeignete Dokumente des Kassenherstellers oder Dienstleisters (z.B. Zertifizierungsantrag, Mitteilungen BSI) nachgewiesen wird.

Die Erfüllung der vorgenannten Voraussetzungen ist durch eine entsprechende Dokumentation nachzuweisen, die der Verfahrensdokumentation zur Kassenführung beizufügen und für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist vorzuhalten ist. Ein gesonderter Antrag zur Nutzung des derzeitigen elektronischen Aufzeichnungssystems bis zum 31.03.2021 ist nicht erforderlich.


Update: Handlungsbedarf bei Cloud-TSE – Auslaufen der Nichtbeanstandungsfrist zum 31.03.2021
Bei der Entwicklung und Bereitstellung von Cloud-TSE-Lösungen ist es auf Grund verschärfter Anforderungen durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) an die sog. "Anwenderumgebung" zu Verzögerungen gekommen. Es ist zu befürchten, dass es vielen Unternehmen auch bis zum Ablauf der Nichtbeanstandungsfrist zum 31. März 2021 (Ausnahme: Bremen) nicht möglich ist, zertifizierte Cloud-TSE-Lösungen einzusetzen.

Unternehmen, die ihre Kassen(systeme) mit einer Cloud-TSE absichern wollen, sollten daher umgehend Kontakt mit ihrem Cloud-TSE-Hersteller aufnehmen und die konkreten Details bzw. einen Zeitrahmen für die Implementierung abklären. Um zu vermeiden, dass ihre Kassen ohne eine TSE-Absicherung nach dem 31. März 2021 nicht mehr eingesetzt werden dürfen, sollten Unternehmen in diesen Fällen einen Antrag auf Fristverlängerung gem. § 148 AO beim Finanzamt stellen.

Hierfür hat der DIHK gemeinsam mit anderen Verbänden eine „Praxishilfe für Unternehmen“ (siehe Downloads bzw. Dok.-Nr. 250223) mit weiteren Erläuterungen und Musterformulierungen erarbeitet.