Anforderungen an die Kassenführung

Neue Pflichten bei der Kassenführung ab 2020

Seit dem 1.1.2020 gelten mit § 146a AO neue Regeln für elektronische oder computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen. Diese werden vor allem durch die sog. Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) geregelt. Zwar hat die Bundesregierung die Verordnung bereits im Herbst 2017 erlassen und sie ist am Tag nach der Verkündigung in Kraft getreten. Tatsächlich sind ihre Inhalte grundsätzlich jedoch erst ab dem 1.1.2020 anzuwenden.

Belegausgabepflicht
Soweit ein elektronisches oder PC-gestütztes Kassensystem (und keine offene Ladenkasse) im Einsatz ist, sind Unternehmen seit dem 1.1.2020 verpflichtet, unmittelbar einen Beleg (in Papierform oder bei Zustimmung des Kunden elektronisch) zu erstellen und dem Kunden zur Verfügung zu stellen. Der Kunde ist jedoch nicht zur Mitnahme des Beleges verpflichtet. Der Beleg muss folgende Angaben enthalten:

  • Name und Anschrift des Unternehmers
  • Belegdatum und Vorgangsbeginn/-beendigung („Transaktionszeitraum“)
  • Anzahl und Art der gelieferten Waren/Dienstleistung
  • Transaktionsnummer
  • Bruttoentgelt sowie Umsatzsteuersatz
  • Seriennummer des Kassensystems oder der TSE.

Ausnahme aus Zumutbarkeitsgründen
Sofern es sich um den Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen handelt, kann aus Gründen der Zumutbarkeit und Praktikabilität eine Befreiung von der Belegausgabepflicht erfolgen. Hierfür ist ein Antrag gemäß § 148 AO zu stellen. Nach Auffassung der Finanzverwaltung stellt der zusätzliche Kostenaufwand der Unternehmen per se keinen Grund für eine sog. „sachliche oder persönliche Härte“ dar, die eine Befreiung rechtfertigen würde.

Die IHK-Organisation setzt sich gegenüber Politik und Finanzverwaltung für eine Nachbesserung der Regelung ein, da eine verpflichtende Belegausgabe ohne Verlangen des Kunden aus ökologischen und ressourcenschonenden Gründen nicht vertretbar ist.

Technische Sicherheitseinrichtung der Kasse ab dem 01.10.2020
Die mit elektronischen Kassensystemen aufgezeichneten Daten müssen zukünftig durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) gegen nachträgliche Veränderungen geschützt werden. Die Kassensysteme und TSEs müssen beim Finanzamt bei Anschaffung (nicht erst bei Inbetriebnahme) an- und bei Außerbetriebnahme abgemeldet werden; die entsprechende Mitteilung ist innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme des elektronischen Aufzeichnungssystems zu erstatten.

Zunächst war eine Nachrüstung der Kassen bis zum 01.01.2020 vorgesehen. Mangels technischer Voraussetzungen und auf Nachdruck der Wirtschaftsverbände wurde der Einsatztermin betreffend der Vorschrift zum zertifizierten Sicherheitsmodul jedoch auf den 1.10.2020 verschoben. So wird es nach dem BMF-Schreiben vom 6.11.2019  nicht beanstandet, wenn die betroffenen elektronischen Aufzeichnungssysteme, längstens bis zum 30.09.2020, noch nicht über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen. Insoweit wurde den Unternehmen und Kassenherstellern also ein Aufschub eingeräumt. Das Verbot, ab dem 1.1.2020 nicht-konforme Systeme in Verkehr zu bringen, gilt jedoch weiterhin.

Entsprechend dürfen ab Oktober 2020 nur noch zertifizierte Kassensysteme verwendet werden, die folgende Merkmale aufweisen:

  • ein Sicherheitsmodul
  • eine Speichermedium
  • eine digitale Schnittstelle.

Auch bestehende Kassensysteme müssen nachträglich mit einer TSE ausgestattet werden, sofern diese Nachrüstung technisch („bauartbedingt”) möglich ist. Nicht nachrüstbare Geräte dürfen unter bestimmten Voraussetzungen noch bis Ende 2022 weiterverwendet werden. Bei Betriebsprüfungen müssen die aufgezeichneten Daten in einem standardisierten Format – der „Digitalen Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme” (DSFinV-K) – vorgelegt werden. Zudem können die Finanzbehörden mit unangekündigten Kassen-Nachschauen jederzeit die korrekte Nutzung der Systeme und vollständige Erfassung der Verkäufe prüfen.

Ausführliche Informationen zu den Anforderungen an die Kassenführung sowie die Neuregelungen, welche seit dem 01.01.2020 gelten, finden Sie auf der rechten Seite in unserem DIHK Infoblatt vom 29.11.2019 sowie dem Merkblatt Kassenführung des Landesamts für Steuern Niedersachsen.