Die häufigsten Fehler im Außenhandel

Jeder, der sich auf dem Gebiet Ex- oder Import bewegt, weiß: Hier lauern viele Fallstricke. Und nicht wenige sind schon gestolpert. Um größere Verletzungen zu vermeiden, stellt die IHK Köln ihre Erfahrungen vor und weist auf die häufigsten Fehler hin.

Für Fragen steht Ihnen Ihre zuständige IHK gerne zur Verfügung.

Das IHK-Ursprungszeugnis - So beantragen Sie es richtig
Die Ausstellung von Ursprungszeugnissen ist grundsätzlich nur dann zu beantragen, wenn die Zollbehörde des Importlandes oder der Kunde dies laut Akkreditiv- bzw. Kaufvertragsbedingungen ausdrücklich vorschreibt. Bei der Beantragung gibt es zahlreiche Vorschriften und Regeln, die es zu beachten gilt. Oft kommt es durch fehlerhafte Inhalte, fehlende oder falsche Nachweise zu Verzögerungen bei der Ausstellung. Dies kann für das Unternehmen zu vermehrten Kosten und Problemen führen.
Nähere Informationen/Ausfüllhilfe

Vor Export die Bestimmungen für Einfuhr prüfen
Die Einfuhrbestimmungen anderer Länder sind oft sehr unterschiedlich. Die Vorbereitung der Dokumente liegt dabei häufig in den Händen des Exporteurs. Werden diese nicht ordnungsgemäß oder vollständig bei der Verzollung durch den Importeur vorgelegt, kann es zu Verzögerungen und somit auch zu weiteren Kosten kommen. Die IHK Köln informiert gerne über die notwendigen Papiere, die Aufmachung der Handelsrechnung, Legalisierungsvorschriften, etc. Wer regelmäßig Export in verschiedene Länder betreibt, kann sich eine Übersicht in Buchform ins Haus holen. Die Konsulats- und Mustervorschriften (K und M) zeigen die Importbestimmungen weltweit auf. Gerne steht die IHK für Auskünfte zur Verfügung.
Bestellformular K und M

Die richtige Verwendung eines Carnet A.T.A.
In mehr als 40 Staaten außerhalb der Europäischen Union können Waren unter Verwendung eines Carnet A.T.A. versendet werden. Dies gilt in den meisten Ländern für Messegut, Warenmuster und Berufsausrüstung. Carnets bieten die Vorteile einer zügigen Grenzabfertigung bei beliebig häufiger Benutzung während der Gültigkeitsdauer von einem Jahr und den teilweisen Wegfall von sonstigen Ausfuhrdokumenten. Jedoch ist große Sorgfalt beim Umgang mit diesem Dokument erforderlich. Fehlende Stempel und Einlegeblätter oder ein "verlorenes " Carnet führen zu erheblichen Problemen. Wie man Carnets A.T.A. richtig verwendet, weiterführende Informationen sowie eine Ausfüllhilfe finden Sie auf der Internetseite der IHK Köln.

Inverkehrbringen von Importwaren
Kosmetik aus Jamaika, Fluglaternen oder Spielwaren aus Fernost - der Import gestaltet sich relativ einfach. Doch vor dem Import sollte geprüft werden, ob man die Waren in Deutschland oder der EU überhaupt in den Verkehr bringen darf. Denn was nützt ein volles Lagerhaus, wenn der Verkauf der Waren wegen ihrer Beschaffenheit (Inhaltsstoffe, Etikettierung, fehlende Sicherheitsstandards) nicht zulässig oder gar der Gebrauch durch den Endkunden verboten ist? Weiterführende Informationen und die entsprechenden Ansprechpartner erhalten Sie bei Ihrer zuständigen IHK.

Import von Plagiaten/Parallelimport
Viele Hersteller kontrollieren die Vertriebswege und die Preisgestaltung ihrer Waren. Auch wenn viele Waren im Ausland billiger sind, sollte man darauf keine Geschäftsidee aufbauen. Zum einen kann es sich um Plagiate, also Fälschungen von Markenartikeln handeln. Zum anderen kann auch der Import von echten Markenartikeln ohne die Zustimmung des Rechtsinhabers (Herstellers) riskant sein. Denn sogenannte Parallelimporte sind durch gewisse Schutzrechte untersagt. In beiden Fällen kann eine Beschlagnahmung der Waren durch die Zollstelle erfolgen. Weiterführende Informationen entnehmen Sie bitte unserem "Merkblatt zum Import von echten und gefälschten Markenprodukten".

Lieferantenerklärung falsch ausgestellt
Auch wenn dieses Papier so harmlos erscheint, kann eine falsche Handhabung zu ernsthaften Konsequenzen führen. Es gibt bestimmte Regeln, nach denen eine Lieferantenerklärung auszustellen ist. Und diese sollten unbedingt beachtet werden. Begriffe wie "Verarbeitungsliste", "präferenzieller Ursprung" oder "Kumulierung" sind beim Umgang mit diesem Papier unerlässlich. Nur wer versteht, was er mit einer Lieferantenerklärung weitergibt, braucht sich nicht vor unangenehmen Konsequenzen zu sorgen. Erste Informationen hält die Zollverwaltung vor. Für Rückfragen und weiterführende Informationen steht Ihnen Ihre zuständige IHK zur Verfügung.

Präferenzielle Ursprungserklärungen auf Handelsdokumenten werden standardmäßig und ungeprüft verwendet
Häufig wird folgender Satz automatisch auf alle Rechnungen, Lieferscheine usw. gedruckt: "Der Ausführer (Ermächtigter Ausführer; Bewilligungsnr.… ) der Waren, auf die sich dieses Handelspapier bezieht, erklärt, dass diese Waren, soweit nicht anders angegeben, präferenzbegünstigte …  Ursprungswaren sind." Dabei handelt es sich um einen vereinfachten Präferenznachweis, welcher bei der Einfuhr in Präferenzstaaten die Anwendung ermäßigter Zollsätze bewirkt.

Da solche Erklärungen ohne Mitwirkung einer Zollstelle ausgefertigt werden, besteht ein erhebliches Risiko der Falschausstellung. Vor Abgabe muss individuell geprüft werden, ob die Voraussetzungen hierfür vorliegen, das heißt ob mit dem jeweiligen Land ein Präferenzabkommen besteht, die Ware hiervon erfasst ist, die einschlägige Präferenzbedingung erfüllt wurde und dies nachgewiesen werden kann. Fehlerhafte oder unrechtmäßig ausgestellte Ursprungserklärungen können im günstigsten Fall als Unwissenheit und im schlimmsten Fall als strafbare Beihilfe zur Steuerhinterziehung ausgelegt werden. Die korrekte Verwendung von präferenziellen Ursprungserklärungen erfordert fundierte  Kenntnisse im Präferenzrecht, entsprechende Seminarbesuche sind daher ratsam. Weiterführende Hinweise zu präferenziellen Ursprungserklärungen finden Sie auf der Homepage des Zolls.

Die Zahlungsbedingungen wurden nicht detailliert mit den ausländischen Geschäftspartnern vereinbart
Es existiert eine hohe Zahl von Unternehmen, die auch größere Lieferungen gegen Rechnung oder gegen Vorkasse tätigen. Da nicht jeder Exporteur diesen Hang zum Risiko besitzt, wurden im Laufe der Zeit zahlreiche Sicherungsmittel entwickelt. Allerdings nehmen bürokratischer Aufwand und Abwicklungsgebühren mit steigender Sicherheit zu. Die gebräuchlichsten Zahlungsmethoden sind:

Abschlagszahlung
Hierbei werden z. B. 50 Prozent des Preises vor und 50 Prozent bei Lieferung bezahlt. Dadurch trägt jeder Beteiligte den gleichen Anteil am Risiko und es fallen keine besonderen Bankgebühren an.

Dokumenteninkasso ("documents against payment", "d/p")
Dabei versendet der Verkäufer die Ware und übergibt der Bank die Papiere, die die Verfügungsgewalt über die Ware ermöglichen (z. B. Konnossement, Abholschein). Danach leitet die Bank die Zahlung an den Verkäufer weiter.

Unwiderrufliche Dokumentenakkreditive ("Irrevocable Documentary Letter of Credit", "L/C")
Dies sind Zahlungsversprechen einer, im Land des Verkäufers ansässigen, Bank an diesen. Die Bank zahlt  bei Vorlage der vereinbarten Dokumente den Kaufpreis an den Verkäufer aus ("Sichtakkreditiv", "payment at sight"). Dies ist für alle vorteilhaft, bedeutet aber relativ hohe Kosten und Aufwand.

Weitere Informationen erhalten Sie bei Ihrer Bank.

Die Waren an sich dürfen nicht exportiert werden oder der Empfänger darf nicht beliefert werden
In Deutschland ist der Außenwirtschaftsverkehr grundsätzlich frei. Das Exportkontrollrecht bestimmt aber, dass nicht alle Güter in jedes Land oder an jeden Empfänger geliefert werden dürfen. Bevor also eine bestimmte Ware an einen Empfänger im Ausland geliefert wird, muss der Ausführer prüfen, ob dies überhaupt zulässig ist. Nähere Informationen hierzu finden Sie auf unserer Webseite: "Grundzüge der Exportkontrolle"

Desweiteren unterliegen US-Waren - auch wenn diese aus der EU exportiert werden- der US-Reexportkontrolle. Obgleich diese Regelungen von den Behörden in der EU nicht umgesetzt werden, kann ein Verstoß für den Exporteur im Geschäftsverkehr mit den USA negative Folgen haben.

International standardisierte Lieferbedingungen (Incoterms) werden falsch eingesetzt

Die von der Internationalen Handelskammer ICC herausgegebenen Handelsklauseln für internationale Kaufverträge über greifbare Waren sind eine einfache und weltweit verstandene Möglichkeit, Lieferbedingungen mittels drei Buchstaben kompakt und doch eindeutig zu beschreiben. Incoterms werden vertraglich vereinbart und regeln in erster Linie Fragen, die für die Warenlieferung bedeutsam sind. Eine Übersicht zum Thema Incoterms finden Sie in unserem Internetauftritt.

Die häufigsten Fehlerquellen bei der Verwendung von Incoterms sind:

a) Verwendung eigener Zusätze / Änderung von Incoterm-Klauseln
Grundsätzlich können Incoterm-Klauseln zwar durch eigene Zusätze ergänzt oder geändert werden. Dies ist allerdings nicht ratsam, da hierdurch die genau ausbalancierten und bewährten ICC-Auslegungsregeln unter Umständen nicht mehr sinnvoll angewendet werden können.

b) Fehlende Ortsangabe nach Incoterm-Klauseln
Hinter dem Drei-Buchstaben-Code muss immer eine Ortsangabe (Abhol- / Bestimmungsort, Verschiffungs- /Bestimmungshafen, etc.) stehen um Unklarheiten zu vermeiden (z. B. EXW Köln).

c) Incoterm-Klausel nicht mit wirtschaftlich sinnvollem Aufwand erfüllbar
Manchmal werden Incoterms vereinbart, die einer Vertragspartei mehr Pflichten aufbürdet als dieser bewusst war und die nicht in der Preiskalkulation berücksichtigt wurden. Im Nachhinein kann dann nur versucht werden, den Vertragspartner zum Einlenken zu bewegen. Bei zukünftigen Geschäften sollte man sich vorab genau über Bedeutung und Kosten der geplanten Incoterms-Klausel informieren.

d) Incoterm für die vorgesehene Transportart nicht geeignet
Nicht jede Incoterm-Klausel kann für jede Transportart verwendet werden. Insbesondere die FOB-Klausel wird häufig zu Unrecht bei Luftfrachtsendungen eingesetzt, obwohl sie wie FAS, CFR und CIF nur für den See- oder Binnenschiffstransport geeignet ist. Ungeeignete Klauseln bergen ein hohes Konfliktpotential und können, bei Auslegung durch Gerichte, zu nachteiligen Ergebnissen führen.

Sandra Vogt International und Unternehmensförderung 0221 1640-1554 0221 1640-1559 sandra.vogt@koeln.ihk.de

Sandra Vogt

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