Die elektronische Rechnung

Eine einheitliche Definition gibt es nicht. Bei der Bestimmung, was eine E-Rechnung ist, bestehen unterschiedliche Ansätze aus dem vergabe- und steuerrechtlichen Bereich.

Öffentliche Auftraggeber auf Bundesebene sind verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Diese Verpflichtung stammt aus einer europäischen Richtlinie, die durch das E-Rechnungsgesetz und die E-Rechnungs-Verordnung umgesetzt wurden. Die E-Rechnungs-Verordnung (ERechV) gilt grundsätzlich für alle Rechnungen, mit denen eine Lieferung oder eine sonstige Leistung abgerechnet wird und die nach Erfüllung von öffentlichen Aufträgen sowie zu Konzessionen ausgestellt wurden, also auch bei unterschwelligen Vergaben. 

Ab dem 27. November 2020 sind Unternehmen, die Aufträge für Stellen des Bundes durchführen, grundsätzlich verpflichtet, ihre Rechnungen nach bestimmten Formatvorgaben elektronisch einzureichen. Ausgenommen von der Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung sind insbesondere Direktaufträge bis zu einem Auftragswert in Höhe von 1.000 EUR, im Bereich der Außen- und Sicherheitspolitik sowie Verfahren der Organleihe.

Eine E-Rechnung im vergaberechtlichen Sinn ist ein nach genauen Vorgaben strukturierter Datensatz, der in einem elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Darüber hinaus muss eine automatische Weiterverarbeitung des Datensatzes möglich sein. Inhalt und Format des Datensatzes wurden europaweit einheitlich festgelegt (EN 16931). In Deutschland ist für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen grundsätzlich Standard XRechnung in der jeweils aktuellen Fassung zu verwenden. Es kann auch ein anderer Datenaustauschstand verwendet werden, wenn er den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entspricht, z.B. auch ZUGFeRD. Dabei handelt es sich um ein elektronisches Rechnungsdatenformat für den Austausch von Rechnungen. Eine eingescannte und per E-Mail versendete Rechnung ist keine E-Rechnung in diesem Sinn. Auch eine Rechnung im pdf-Format genügt den gesetzlichen Anforderungen nicht. Zusätzlich zur ERechV muss die E-Rechnung die Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattform erfüllen. 

Für die Übermittlung können Unternehmen die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) nutzen. Als Übertragungskanäle stehen dem Unternehmen neben E-Mail auch De-Mail und Webservices via PEPPOL zur Verfügung, so dass direkt aus dem IT-System des Rechnungsstellers an die ZRE gesendet werden kann. PEPPOL steht für Pan-European Public Procurement OnLine. Bei diesem Netzwerk handelt es sich um eine Infrastruktur zur Übertragung von E-Rechnungen direkt aus den rechnungsstellenden Systemen an ein Verwaltungsportal des Bundes. Der Bund stellt dazu einen kostenlosen Webservice zur Verfügung. Alternativ kann sich ein Unternehmen auch entscheiden, eine XRechnung bzw. einem dem europäischen Standard entsprechende Rechnung hochzuladen oder die Rechnungsdaten direkt auf der Website der ZRE eingeben.

Hierfür hat der IT-Planungsrat die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) zur Erstellung eines Prüftools beauftragt. Weitere Informationen finden Sie auf der Internetseite der KoSIT .

In Nordrhein-Westfalen wird die E-Rechnung durch die E-Rechnungsverordnung NRW geregelt. Sie ist zum 1. April 2020 in Kraft getreten und gilt für Rechnungen, mit denen eine Liefer-, Bau- oder Dienstleistung abgerechnet wird und die nach Erfüllung von öffentlichen Aufträgen ausgestellt werden. Rechnungen für Direktaufträge und sicherheitsspezifische Aufträge sind ausgenommen. Ausführliche Informationen stellt das Land NRW sowohl zur E-Rechnung allgemein als auch speziell für Rechnungssteller  zur Verfügung.

Auch bei elektronischen Rechnungen sind die steuerlichen Rahmenbedingungen zu beachten. Weiterführende Informationen hierzu finden Sie in unseren Merkblättern „Pflichtangaben in Rechnungen“ und „Elektronische Rechnungen“