Rheinisch-Westfälisches Wirtschaftsarchiv

Am 5. April 2011 fand in Merkens-Saal der IHK Köln eine Informationsveranstaltung der Stiftung Rheinisch-Westfälisches Wirtschaftsarchiv zu Köln zum Thema Registratur und Archivierung statt. Fast 40 Interessierte waren gekommen, um sich von Fachleuten über Grundfragen der „Papierbewältigung im Alltag“ informieren zu lassen. Die Referenten Rolf Herzog und Peter Bayer, beide aus dem Anbieterbereich für Büroorganisation, rieten den Zuhörern eindrücklich dazu, die auf der Hand liegenden Vorzüge einer streng sachsystematischen Ablage der Unterlagen auf der Grundlage eines differenzierten Aktenplanes zu nutzen. Dies sei insbesondere bei der Einführung eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) unabdingbare Voraussetzung.

Margarete Pickartz, Mitinhaberin von KierdorfInkasso GmbH & Co. KG, Reichshof, die gewährte dem Auditorium einen detaillierten Einblick in das DMS des Unternehmens, in dem hundert tausende von Mandanten-Akten im ständigen Zugriff und in kurzer Zeit beim Bearbeiter sein müssen. Sie bestätigte in ihrem Rückblick auf die Einführungsphase dieses überwiegend selbst entwickelten Systems die Hinweise von Vorredner Peter Bayer auf die gründliche Projektierung eines solch komplexen Systems. 

Tanja Leppin, Unternehmensarchivarin der Quarzwerke GmbH, Frechen, schilderte in ihrem Werkstattbericht die bei ihr anfallenden Arbeitsbereiche sehr eindrücklich und hob auf das Thema „Kosten und Nutzen“ eines firmeneigenen Archivs ab. Sie konnte diesbezüglich beeindruckende Beispiele benennen, bei denen es gelungen war, das Unternehmensarchiv als stets präsente und immer ansprechbare Institution aufzubauen und zu positionieren. Dies schaffe Akzeptanz bei den Kollegen, aber vor allem auch bei der Geschäftsleitung.